Et si le nombre de participants à votre événement quadruplait à la dernière minute? Cauchemar logistique? Pas pour TKNL!
En 2018, dans un effort d’ouverture et d’inclusion, le Parti libéral du Canada a invité tous les Canadiens à participer à son congrès national, remplaçant la formule traditionnelle qui limitait la participation à quelques délégués par circonscription. Pour ajouter au défi, les participants pouvaient assister à l'événement sans même avoir réservé leur place au préalable. L’approche de TKNL pour relever ce défi a été de créer des zones flexibles qui permettaient de recevoir plus de participants en offrant la pleine expérience à chacun, et ce, en respectant le budget initial.
Un autre facteur a contribué à augmenter le calibre du défi logistique du projet : la tenue de l’événement était originalement prévue dans deux établissements distincts. Certains aspects logistiques ont poussé le parti à réunir l’ensemble des activités sous un même toit. Notre équipe a donc dû redessiner l’ensemble de la plénière principale afin de s’adapter aux nouvelles conditions, le tout, à quelques semaines du congrès.
Sur place, notre équipe de production était composée de 17 employés permanents et de 29 techniciens locaux, provenant de 5 fournisseurs différents. L’accès au talent local a été un atout majeur dans la réalisation de cet événement.
Résultat : l'un des plus grands congrès jamais organisés par le parti Libéral. Plus de la moitié des participants en étaient à leur première expérience.
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